Managementassistent

36 uur*

Wij zoeken een managementassistent die meedenkt én vooruit denkt, en die het hoofd koel weet te houden. Zo eentje die simpelweg de managers managet en daarnaast gedreven is, positieve energie meebrengt en humor heeft. Ben jij zo’n assistent? Of ben je leergierig aangelegd, pak je dingen snel op en wil je verder ontwikkelen op secretarieel gebied? Dan zoeken we jou!

Wij geloven in de waarde van werk. Het vormt je, voedt je met ervaring en inspiratie. Samen met onze partners maken wij de waarde van werk mogelijk. Werk jij straks mee aan een nog mooiere en inclusievere Kust-, Duin- en Bollenstreek?

Wat ga je doen?

Als managementassistent werk je nauw samen met jouw collega binnen het Secretariaat en ondersteun je de Directeur, het Management, het Algemeen Bestuur en de Raad van Commissarissen met het plannen en organiseren van overleggen.

Je beheert voor het MT de agenda en bereidt de vergaderingen voor. Je draagt zorg voor verslaglegging van vergaderingen en archiveert de bijbehorende documenten; je bent daarmee verantwoordelijk voor het documentatiesysteem. Ook draag je zorg voor alle voorkomende secretariaatswerkzaamheden.

  • Verzorgen van de secretariële en organisatorische ondersteuning van drie MT-leden, in een parttime duobaan.
  • Complex agendabeheer waarbij je rekening houdt met de prioriteiten van het management. Je stemt afspraken af met zowel interne als externe betrokkenen, reserveert vergaderruimtes, organiseert eventuele catering en ontvangt bezoekers. 
  • Inboxbeheer van de drie MT-leden, waarbij je zelf al een en ander oppakt.
  • Afhandeling van inkomende en uitgaande post en het beantwoorden van telefoon voor het management.
  • Ondersteunen bij vergaderingen en bijeenkomsten. Jij neemt de organisatie van deze vergaderingen op je, stelt vergaderdossiers samen, verzorgt de verslaglegging en stelt de besluiten- en actielijsten op. Ook bewaak je de voortgang van actiepunten.
  • Archivering van belangrijke documenten, zowel op papier als digitaal. 
  • Ondersteunen bij indiensttreding, afscheid, jubileum en pensioen. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten voor de teams.
  • Regelen (samen) van het mailverkeer in de centrale secretariaatsmailbox.
  • Stroomlijnen van bestaande processen en procedures op het secretariaat.

Samen maken wij de waarde van werk mogelijk

Wie zoeken wij?

Je bent proactief, klantgericht, flexibel, stressbestendig, nauwkeurig, zelfstandig en hebt een gastvrije instelling. Je bent in staat om te zien waar het werk ligt en dit kordaat op te pakken. Je kunt goed plannen en organiseren en je vindt het leuk om contacten te onderhouden met anderen. Je neemt geen genoegen met half werk en maakt werkzaamheden helemaal af. Natuurlijk ben je positief en probleemoplossend, coöperatief, een dienstverlener pur sang en heb je overtuigingskracht. Je vindt het belangrijk om inhoudelijk goed op de hoogte te zijn van alle zaken zodat je het managementteam prima kan ondersteunen en snel schakelt met jouw achterban, de interne organisatie.  

In deze functie is het van belang dat je organisatiesensitief en discreet bent. Kortom: je bent de spin in het web en een vrolijke en opgeruimde persoonlijkheid die in mogelijkheden denkt.  

Daarnaast vragen wij van jou:

  • Een relevante opleiding (bijv. directiesecretaresse/managementassistent) op minimaal mbo-niveau 4;
  • vlekkeloos Nederlands kunnen spreken en schrijven;
  • uitstekend beheersing van Office 365 applicaties (o.a. Outlook, Word, Teams);
  • je bent voor 20 – 24 uur per week beschikbaar. Werkdagen zijn in overleg; gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden;
  • meerdere jaren ervaring in een soortgelijke functie is een pré.

Wat bieden wij jou?

  • Een gevarieerde functie binnen een bedrijf waar een informele werksfeer heerst; we werken in een open, toegankelijke, stimulerende en mensgerichte sfeer;
  • salaris op basis van 36-uur in schaal 8 van de Cao SGO (€ 2581, - tot € 3732, -)
  • 8,25% eindejaarsuitkering;
  • jaarlijks opleidingsbudget € 600,-;
  • 5 weken vakantie per jaar;
  • pensioenregeling;
  • een laptop en mobiele telefoon;
  • in eerste instantie bieden wij een contract met een jaar, maar wel met als doel een langdurige arbeidsrelatie.

Solliciteren

Als je interesse hebt in de functie en je wilt er meer over weten dan kun je contact opnemen met Chantal de Vries (chantal.de.vries@provalu.nl). Jouw sollicitatie voorzien van cv en motivatie kun je via de sollicitatiebutton versturen. 

*De functie kan worden ingevuld door een fulltimer of twee parttimers

Solliciteer direct